Operativsystem
Se EndNotes egen nettside om systemkrav
Biblioteket i EndNote
En EndNote-fil kalles et bibliotek (library). Det er en database som inneholder egne definerte felt for hver referanse. En referanse kan vise til alle mulige kildetyper (reference types), som en tidsskriftartikkel, ei bok eller et nettsted.
Ett EndNote-bibliotek består av to filer:
- Fil med .enl etter navnet. Dette er indeks-fila til biblioteket og kjennetegnes av EndNotes ikon. Biblioteket kan åpnes fra denne fila.
- Fil med .Data etter navnet. Denne mappen inneholder alle filer i biblioteket (pdf-filer av artikler eller figurer og bilder som legges til referansene i biblioteket). Alle fil-vedlegg kopieres automatisk til denne mappa.
Man må ha begge disse filene for at biblioteket skal fungere, og de må være lagra på samme sted. Husk derfor å kopiere begge to når du skal ta backup eller flytte biblioteket.
Innstillinger før du tar i bruk EndNote
Start med å åpne programmet EndNote, og åpne et eksisterende bibliotek eller lag et nytt:
- Åpne et bibliotek: Velg File deretter Open og til slutt Open Library
- Lage et nytt bibliotek: Velg File og deretter New... Gi biblioteket et navn og velg hvor du vil lagre biblioteket. Det anbefales at du lagrer biblioteket på ditt H-område eller på maskinens harddisk (ikke bruk skylagring)
Preferences:
PC: Edit og deretter Preferences
Mac: EndNote og deretter Preferences
Duplicates:
Hak av for Volume og Issue i boksen (Author, Title og Year er allerede haka av).
Display Fields:
I samme boks kan du velge hvilke felt som skal være synlige i biblioteket - som forfatternavn, tittel og publikasjonsår. Velg felt i nedtrekksmenyen.
Klikk OK eller Apply til slutt.
Finne EndNote-biblioteket ved oppdatering/
ny installasjon av EndNote
Har du installert en ny versjon av EndNote på maskinen og allerede har et EndNote-bibliotek, kan du åpne det ved å velge File -> Open Library.
I boksen som kommer opp kan du søke og finne biblioteket på din maskin. Om du får spøsmål om du vil konvertere biblioteket, svarer du ja.
Du kan også søke etter .enl-fila eller navnet på biblioteket ditt på din maskin.
Lagring og backup av biblioteket
Når du oppretter et nytt bibliotek, bør du gi det et eget navn og velge hvor du vil lagre det.
Du må lagre biblioteket på C: (maskinens harddisk) eller på en minnepenn.
Biblioteket kan ikke lagres i sky (OneDrive, Icloud, Dropbox osv.)
Backup kan du ha i en skytjeneste, men du kan ikke åpne den derfra. Da blir fila ødelagt. Se hvordan du lager en backup under Backup av biblioteket.
Backup av biblioteket
Lag en backup av biblioteket ditt, og oppdater den jevnlig slik at du ikke mister referanser du har lagra. Det kan gjøres ved å lage et komprimert bibliotek, hvor både .enl-og .Datafila pakkes sammen til én enkelt fil:
- Åpne biblioteket og klikk File og deretter Compressed Library (.enlx)
- Bruk valgene som er foreslått i boksen som kommer opp for å lagre helet biblioteket
- Klikk Next og lagre biblioteket.
Den komprimerte bibliotek-fila får samme navn som det opprinnelige EndNote-biblioteket ditt, men med endelsen .enlx. Som backupfil kan du lagre den i sky (Onedrive, Dropbox, Google docs eller lignende). Husk å flytte backupfila til et område på maskina før den åpnes.
Flytte biblioteket til en annen maskin
Skal du flytte biblioteket til en annen maskin, må du først lage et komprimert EndNote-bibliotek (Compressed Library). Se veiledning under Lagring og backup av biblioteket.
Et komprimert EndNote-bibliotek lagrer både .enl- og .Datafila og får sammen navn som det opprinnelige biblioteket, men med endelsen .enlx. Denne fila kan for eksempel lagres på minnepinne, eller sendes som et vedlegg til e-post.
Finn fulltekst
EndNote kan søke etter fulltekstartikler av referanser du har lagt i biblioteket ditt.
Gjør følgende innstilling i EndNote:
PC: Klikk på Edit og deretter Preferences
Mac: Klikk på EndNote og deretter Preferences
Velg Find Full Text i menyen i boksen som kommer opp. I feltet OpenURL Path skriver du inn denne adressa: http://openurl.bibsys.no/openurl
I EndNote-biblioteket ditt kan du merke referansene og gå til References i menyen og klikke på Find Full Text. NB! Denne funksjonen fungerer best når du er kobla til NIHs nettverk, på grunn av at de fleste fagtidsskrifter krever abonnement.
Legge referanser i EndNote
Referanser kan legges inn i EndNote-biblioteket på flere måter:
- Direkte eksport fra databaser (som PubMed, SPORTDiscus, Web of Science) og tidsskrifter på Internett
- Importere referanser lagret til fil
- Laste inn referanser fra Internett direkte fra EndNote
- Lage referanser manuelt
EndNotes verktøylinje i Word er borte
I Word skal det ligge en fane til EndNotes verktøylinje. Hvis den ikke ligger der, kan det bety at den er deaktivert eller at EndNote eller Word ikke er oppdatert. Det finnes flere måter å løse det på:
PC: Gå til Fil i Word og velg Alternativer/Options. Velg Tillegg/Add-ins til venstre i dialogboksen som dukker opp. Velg Deaktiverte elementer/Disable Items og klikk på Start/Go. I neste boks haker du av foran EndNote Cite While You Write og klikker OK til slutt.
Har du installert en ny versjon av EndNote, kan verkøylinja forsvinne i Word.
Løsning: Lukk alle Office-programmer (som Outlook, Word, Excel)
Gå til Settings fra startmenyen på maskina og klikk deretter på Apps.
Klikk på nyeste EndNote og klikk på Modify.
Klikk på Modify en gang til i boksen som kommer opp.
Mac: Lukk Word og gå til EndNote-programmet. Velg EndNote i menyen og velg deretter Customizer. Hak av i boksen foran Cite While You Write og klikk Next.
Eller:
I Word velger du Tools på verktøylinja og deretter Templates and Add-ins. Hak av ett av EndNote-alternativene og klikk OK.
For både PC og Mac: Se også veiledninger på EndNotes supportside.
Referanser blir satt inn i Word med rare tegn
Formateringa er slått av. Den kan du slå på igjen ved å gå til EndNotes verktøylinje i Word. Klikk på Instant formatting is off og velg Turn instant formatting on.
Organisasjon som forfatter
Gå inn på referansen i EndNote og sett et komma bak organisasjonens navn, for eksempel:
Helsedirektoratet,
Gå tilbake til Word-dokumentet og velg Update Citations and Bibliography.
Feil format på forfatternavn i Word
Hvis du har flere referanser fra samme forfatter i biblioteket, må du passe på at forfatternavnet er lagt inn på lik måte på hver referanse. Hvis ikke, vil EndNote se det samme navnet som ulike navn, og legg inn initialer eller fornavn i referansen i teksten.
Sjekk EndNote-biblioteket, og rediger referansene med samme forfatternavn slik at de er skrevet likt på hver referanse.
Hvis forfatternavnet fortsatt ikke vises korrekt, må du sjekke Term list.
Library -> Open Term list ->Author Term list.
I nedtrekksmenyen finner du de ulike måtene forfatternavnet er stavet på. Merk de du vil slette og klikk på Delete Terms.
Ta bort forfatternavn eller årstall fra parentesen i Word
Når forfatterens navn eller årstallet er nevnt i teksten:
- PC: Marker referansen som skal redigeres og klikk Edit & Manage Citations på verktøylinja.
- Mac: Marker referansen som skal redigeres og klikk Citations -> Edit & Manage Citations på verktøylinja.
I nedtrekksmenyen kan du velge for eksempel Exclude Author eller Exclude Year.
Sidetall i parentesen
Marker referansen der du skal sette inn sidetall og klikk på:
PC - Edit & Manage Citations på verktøylinja.
Mac - Citations og deretter Edit & Manage Citations på verktøylinja.
Skriv tall i feltet Pages. Ikke skriv s. eller p. - bare tall.
Norske APA-stiler
Du kan laste ned norske versjoner av APA-stilen til EndNote. Du finner oppdaterte stiler på Sikts nettside om Norsk APA referansestil.
Åpne fila i EndNote, velg Save as og deretter Save for å lagre stilen.
Deaktivere eller ta bort EndNote-koder fra Word-dokumentet
Når du skal sende et manus til en utgiver for publisering, ønskes det ofte at det blir sendt uten feltkodene fra EndNote som ligger i manuset. Du kan deaktivere kodene på denne måten:
- Klikk på Preferences i EndNotes verktøylinje i Word
- Fjern haken ved Enable Instant Formatting on new Word documents
Når du er helt ferdig med å skrive, fjerner du feltkodene til EndNote fra Word-dokumentet ditt.
NB! Det er veldig viktig at du beholder en kopi av Word-dokumentet ditt med feltkoder i tilfelle det har blitt noe feil, eller du skal endre på noe!
For å fjerne feltkodene gjør du følgende:
- Åpne Word-dokumentet ditt
- På EndNote-verktøylinjen velger du:
PC: Convert Citations and Bibliography -> Convert to Plain Text
Mac: Tools -> Convert to Plain Text
Du får opp en boks der det står at det lages en kopi av dokumentet, og denne kopien har ikke feltkoder fra EndNote. Du må lagre kopien. Original-dokumentet har fortsatt EndNote-kodene.